dokumentų valdymo sistemos, dokumentai, optimizavimas, valdymas

Kaip pasirinkti tinkamą dokumentų valdymo sistemą?

Kasdien įmonėse sukuriami šimtai pasiūlymų, sąskaitų, sutarčių ir kitokių dokumentų, kuriais turite dalintis su savo kolegomis. Neretam asmeniui kyla klausimas, kaip optimizuoti darbą ir garantuoti duomenų saugumą ir išsaugojimą, kaip įsitikinti, ar dokumentas tikrai patvirtintas? Kaip patogiau dalytis medžiaga kolegomis ir, prireikus nesunkiai ją aptikti? Šioje situacijoje Jums pagelbės dokumentų valdymo sistemos.

Funkcionalumas

Norėdami pasirinkti tinkamą dokumentų valdymo sistemą, visų pirma turėtumėte apsibrėžti įmonės poreikius. Skirtingiems procesams reikalingos skirtingos funkcijos, o vienos naudingiausių yra šios:

  • Greita reikiamų dokumentų paieška. Pabrėžtina, jog paieška vykdoma ne tik pagal dokumento pavadinimą, bet ir pagal jo turinį;
  • Nesudėtingas naujų dokumentų perkėlimas, atsižvelgiant į jų būseną ir senų dokumentų archyvavimas, suskirstant juos pagal iš anksto apibrėžtas taisykles.
  • Bendradarbiavimo tarp kolegų skatinimas, leidžiantis komandoms dirbti kartu ir kartu kurti dokumentus. Tai gali pagelbėti gerinant darbų kokybę, nes dokumentuose galima lengvai pažymėti pastabas ir komentarus.
  • Sistema garantuoja, kad joje saugomas turinys nebus pasiekiamas pašaliniams asmenims.

 „Sekasoft“ dokumentų valdymo sistemos padės Jums optimizuoti dokumentų rengimą pagal iš anksto numatytus šablonus, pagelbės derinant, tvirtinant dokumentus – lengvai galėsite matyti jų būseną, terminus ir kontroliuoti atliktus veiksmus ir asmenų, galinčių pasiekti dokumentus, teises. Dokumento tvirtinimo procese sukuriami elektroniniai dokumentai, kuriuos pasirašyti galėsite kvalifikuotais arba nekvalifikuotais parašais. Naudodami šią dokumentų valdymo sistemą taip pat nesunkiai galėsite nesunkiai informuoti vieną, kelis, visus ar tik tam tikrai grupei priklausančius darbuotojus.

Saugumas

Nors dokumentų valdymo sistemos valdomos per internetą, nereikėtų bijoti, jog visi Jūsų dokumentai bus nepasiekiami, jei internetas dings ar kils kitų nenumatytų nesklandumų – sistema dokumentus saugo ne tik interneto terpėje, atsarginės visų dokumentų kopijos saugomos ir kompiuterinėje saugykloje. Be to, sistemoje saugomos ir visos ankstesnės redaguojamo dokumento versijos, todėl galite nesibaiminti, jog redaguojant dokumentą dings reikiama informacija.

Dažniausia šių sistemų nauda pastebima darbuotojų atžvilgiu: jie mažiau laiko praleidžia taisydami bei ieškodami dokumentų ir gali daugiau laiko skirti svarbesnėms užduotims. Taigi, jei siekiate optimizuoti savo įmonės darbą ir centralizuotai saugoti bei archyvuoti dokumentus, neturėtumėte ilgai svartyti. Jums tereikia pasirinkti dokumentų valdymo sistemą ir perkelti visus savo dokumentų valdymo rūpesčius specialistams.