dokumentai

Dokumentų valdymas: greičiau ir efektyviau

Vienas dalykas, kurio pertekliumi įmonės visuomet gali pasigirti yra dokumentai. Kaupiasi sutartys, sąskaitos, pilnėja spintos, o kai reikia surasti, gali pasirodyti, kad keli buvo įdėti į jiems netinkamą vietą, todėl prireiks peržiūrėti vos ne visus popierius, kol rasite jums reikiamą. Ką reikėtų padaryti, kad dokumentų valdymas taptų efektyvesnis?

Sakykite „ne“ popieriui

Pirmas sprendimas, kurį turėtumėte priimti sistemindami dokumentų valdymą yra kompiuterizuoti jau esamus duomenis. Tai verta padaryti dėl kelių priežasčių:

  • galėsite lengviau juos rasti, valdyti;
  • turėsite atsargines svarbių dokumentų kopijas;
  • galėsite sutaupyti vietos (nereikės spintų su dokumentais).

Pasirinkus dokumentus kompiuterizuoti, jums reikės taip pat pasitarus su informacinių technologijų specialistais nuspręsti, kokia sistema naudositės, tiksliau, kokia geriau atitiktų jūsų poreikius.

Parenkite vientisą sistemą

Viena iš priežasčių, kodėl dokumentų valdymas paprastai būna sudėtingas yra standartizavimo nebuvimas. Pasirinkę standartizuoti, galėsite sutrumpinti jų ruošimo laiką, nes nereikės nuolat ieškoti reikalingos formos. Galėsite tiesiog pasirinkti reikiamo dokumento pobūdį ir matysite vietas, kurias reikia užpildyti.

Toks informacinių technologijų sprendimas padės ne tik suvienodinti dokumentų rengimą, bet ir geriau sekti jų terminų išpildymą. Visoje įmonėje naudodami vieną sistemą, net ir smarkiai išaugę iki kelių tūkstančių asmenų, galėsite itin greitai rasti reikiamus dokumentus, žinosite, kaip jie ruošiami. Dokumentai taip pat gali būti pasirašyti kvalifikuotais arba nekvalifikuotais parašais, tad galėsite užtikrinti jų oficialumą.

Reikalingas konfidencialumas

Rengiant dokumentus taip pat susiduriama su konfidencialumo poreikiu. Ne visi komandos nariai gali žinoti apie skirtingus vykdomus projektus, todėl būtina užtikrinti, kad reikiamus dokumentus pasiektų tik tie, kurie turi tokią teisę.

Šią paskirtį taip pat gali užtikrinti kompiuterizuotas dokumentų valdymas. Galėsite greitai pažymėti, kurie asmenys turi prieigą prie tam tikrų dokumentų ir nesibaiminti, kad juos ras ir perskaitys kas nors kitas. Jūs taip pat galėsite valdyti ir informacijos apie dokumentą platinimą, kas yra itin paranku, kai dokumentų per kelias savaites yra sudaromas ne vienas.

Pasirinkę savo įmonėje geriau valdyti turimus dokumentus, geriausia pradėti nuo jų kompiuterizavimo. Būtinai dėl sprendimų pasitarkite su informacinių technologijų įmone, kuri galės patarti, kuri valdymo sistema geriausiai atitiks jūsų poreikius.