7 priežastys kodėl verta įsidiegti DVS

Vis daugiau ir daugiau įmonių, didelių bei mažesnių organizacijų, pereina nuo popierinių prie elektroninių dokumentų tam, kad galėtų efektyviau vykdyti savo veiklą ir kilti rinkos pozicijose. Tam vis dažniau pasitelkiami specialūs įmonės valdymui skirti IT sprendimai bei kompiuterinės dokumentų valdymo sistemos. Pateikiame net 7 priežastis, kodėl tai naudinga kiekvienam verslui.

1. Laiko taupymas

Nesvarbu, ar tai bus didesnė ar mažesnė įstaiga, kiekvienas darbuotojas ir vadovas žino, kad laikas – tai pinigai. Kuo mažiau laiko sugaišite nuolat besikartojantiems procesams, tuo lengviau bus skirstysi laiką ir dėlioti jį svarbesniems darbams.

2. Optimizuoti procesai

Didžioji dalis versle vykstančių procesų nuolat kartojasi. Štai pavyzdžiui dokumentų rengimas, šablonų tvirtinimas ir panašiai. Naudojantis dokumentų valdymo sistema tokie procesai yra optimizuojami, nustatyti šablonai išsaugomi, dokumentai automatiškai gali būti patalpinami į jiems sukurtus archyvus.

3. Strategijos laikymasis

IT sprendimai padeda virtualiai sekti tikslų siekimą, rezultatus, stebėti ar nenukrypstama nuo strategijos. Dokumentų valdymo sistemos pagalba visa tai vyksta vienoje sisteminėje bazėje, tad nereikia blaškytis tarp kelių skirtingų sistemų.

4. Sklandi vidinė komunikacija

Įsidiegus specialiai organizacijai sukurtą sistemą, pagerėja ne tik komandinis darbuotojų darbas, bet ir vidinė komunikacija. Ji leidžia lengviau integruotis į kolektyvą naujiems nariams, sukuriama patraukli socialinė aplinka, kurioje stiprinami socialiniai darbuotojų ryšiai. Lygiai taip pat gerėja vadovų ir personalo santykiai. Tokio sistema kitaip dar gali būti vadinama intranetu. Šias ir panašias socialines organizacijų platformas kuria „Sekasoft“ specialistų komanda.

5. Rizikos valdymas

Stebint esminius veiklos duomenis sistemoje, galima gerokai lengviau pastebėti galimas veiklos rizikas bei jas suvaldyti. Taip išvengiama galimų krizių, kuomet rizikos lieka nepastebėtos arba uždelsta priimti esminius sprendimus.

6. Stiprūs ryšiai su klientais

Dokumentų valdymo sistemos pagalba lengva sisteminti esminius duomenis ne tik apie savo personalą, bet ir palaikyti stiprius santykius su savo klientais. Tai paskatina klientų lojalumą, o taip pat tokiu atveju galima pritraukti ir naujų partnerių.

7. Efektyvus organizacijos valdymas

Galų gale, tokios IT sistemos leidžia operatyviai ir objektyviai priimti sprendimus, o tvarkinga dokumentų ir duomenų sistema leidžia pakelti įmonės produktyvumą, darbuotojų motyvaciją. Organizacijos valdymas peršoka į kitą lygmenį.

Daugelį tokių IT sprendimų priimti padeda tokios įmonės, kaip „Sekasoft“. Pastarieji dirba ne tik su dokumentų, bet ir su informacijos, personalo bei klientų valdymo sistemų IT sprendimais.